Reglamento general protección de datos Y Dynamics NAV ¿Cumple Microsoft?

Reglamento general protección de datos Y Dynamics NAV ¿Cumple Microsoft?

La respuesta es obvia, claro que cumple y vamos a ver como lo hace.

Los organismos nacionales e internacionales imponen cada vez más reglamentación que tenemos la obligación de cumplir, por eso entre otras muchas cosas, es importante estar siempre al día en las actualizaciones de nuestro ERP.

En este caso hablamos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es el reglamento relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. Entró en vigor el 25 de mayo de 2016 y fue de aplicación el 25 de mayo de 2018. Dos años durante los cuales las empresas, las organizaciones, los organismos y las Instituciones debieron ir adaptándose para su cumplimiento. Es de ámbito europeo.

Microsoft en todas las versiones soportadas, tanto de Dynamics NAV como de Dynamics 365 ha publicado los CU(actualizaciones de versiones) para poder cumplir este reglamento de forma sencilla.

Lo primero que tenemos que hacer es configurar el usuario para poder acceder a un nuevo menú llamado “Privacidad de datos”, para hacer esto iremos a “Personalización Usuarios” y le asignaremos el perfil de “Administrador de Seguridad” al usuario:

Una vez configurado el usuario y después de salir y entrar de la aplicación lo siguiente será hacer una clasificación de los datos.

Para ayudar en esta tarea Microsoft ha creado una clasificación “estándar”, pero aquí es importante destacar que esta clasificación debe ser revisada y autorizada por en experto en cumplimiento de la RGPD, si no es así y no configuramos correctamente cada tipo de dato, a pesar de completar todos los pasos, podemos estar incumpliendo el nuevo reglamento.

Por eso es importante destacar que Microsoft nos proporciona las herramientas necesarias para cumplir la RGPD pero es reponsabilidad de los usuarios clasificar correctamente los datos.

En esta primera pantalla nos muestra información general:

En la que vemos a continuación nos permite exportar a Excel los datos y clasificarlos en Excel para después importarlos o realizar la clasificación de los datos directamente en NAV:

Si elegimos la clasificación manual nos muestra la siguiente pantalla para clasificar los datos según su tipología:

Aquí nos permite seleccionar que tablas vamos a clasificar:

En esta nos muestra que tablas estamos clasificando y el estado de cada una de ellas:

Si pinchamos sobre el campo en rojo se nos abrirá una pagina donde debemos clasificar cada campo de la tabla según su tipología(este paso es el mas importante ya que es donde estamos definiendo la naturaleza de cada campo de la tabla):

Debemos clasificar todas las tablas para poder continuar:

Además de las tablas principales también debemos revisar las adicionales que contienen campos similares:

Una vez revisadas todas podemos finalizar el asistente:

De esta forma y una vez configurado todo lo anterior tendremos acceso a un registro de cada actividad realizada con los datos para cumplir con el RGPD

Como podéis comprobar Microsoft nos da las herramientas necesarias para cumplir con la legislación en todo momento sin coste adicional, eso sí, debemos tener nuestro NAV actualizado.

Para cualquier duda o si necesitáis más información estamos a vuestra disposición.

Sobre el autor

stos - Consultor Senior NAV administrator

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